Gérer le trop plein de courriels

À en croire une récente étude publiée par le cabinet américain Radicati, pas moins de 120 courriels prendraient place, chaque jour, dans nos boîtes aux lettres électroniques professionnelles. Pire, selon Adobe, nous consacrerions, en moyenne, plus de 5 heures à les lire, à les classer ou encore à y répondre. Un flux ininterrompu de mails que l’adoption de bonnes pratiques et le secours de quelques outils peuvent, heureusement, nous aider à endiguer.

Prendre le temps de faire le point

Il suffit de se plonger dans sa boîte de réception pour s’apercevoir qu’un grand nombre (pour ne pas dire l’immense majorité) des courriels qui, chaque jour, s’y échouent n’ont que très peu d’intérêt professionnel. Il convient donc de mettre en place des parades destinées à « structurellement » en limiter le nombre. D’abord, s’il est possible d’agir sur la source, il ne faut pas s’en priver. Il est conseillé de supprimer les abonnements à des newsletters dont, en définitive, on ne tire aucun profit ou d’inviter certains collaborateurs ou partenaires à ne plus systématiquement nous mettre en copie de tous leurs échanges.

Organiser le tri

Cette seule démarche n’est bien sûr pas suffisante. En complément, il est nécessaire de s’appuyer sur les outils de tri qui sont associés à la plupart des outils de messagerie électronique. Ces derniers ont pour vocation d’analyser un courriel entrant en prenant en compte une de ses caractéristiques comme, par exemple, son expéditeur, son ou ses destinataires ou encore un terme contenu dans son champ « objet ». Une fois le critère de tri arrêté, il reste à définir une règle de traitement. Cette dernière s’appliquant automatiquement pourra, notamment, mettre en œuvre le transfert du courriel dans un répertoire dédié ou à un collaborateur, lui affecter un attribut visuel permettant de signaler son importance et son urgence de traitement ou, plus simplement, l’expédier à la corbeille sans autre forme de procès. Pour créer des règles de tri, les utilisateurs de Gmail devront utiliser les onglets « libellés » et « filtres et adresses bloquées » du menu « paramètres ». Ceux d’Outlook devront aller dans le menu « Fichier/Gérer les règles et les alertes/Nouvelle règle ». La mise en place de ces règles permet, par exemple de « ranger » dans des répertoires dédiés tous les messages une fois qu’ils ont été lus, ou ceux qui nous sont adressés en copie (dont on peut supposer qu’ils ne nécessitent pas un traitement particulier ni urgent).

Et Pêle-mêle ?

Ces mêmes utilisateurs d’Outlook disposent également d’un système de tri « intelligent » baptisé Pêle-mêle. Une fois activé, cet outil crée un répertoire éponyme dans lequel il transfère les courriels entrants qu’il « estime » sans intérêt. Pour forger son jugement, le système se base sur nos habitudes de consultation. Ainsi, il fera disparaître de nos boîtes de réception les courriels que nous n’ouvrons jamais et qui nous sont adressés par un même expéditeur. Le même traitement sera adressé aux courriels envoyés en priorité basse. Mais attention, l’outil n’est pas infaillible. Il convient donc, très régulièrement, d’examiner le contenu du répertoire Pêle-mêle. Et dans l’hypothèse où un mail y aurait été malencontreusement transféré, il est indispensable de le re-transférer dans la boîte de réception, sans quoi le prochain courriel du même expéditeur aura toutes les chances de subir le même sort.